미국 I-9 양식 작성 가이드:
인사 담당자가 반드시 지켜야 할 4가지 원칙
미국 내 모든 고용주는 시민권자, 영주권자, 비자 소지자 등 신분에 관계없이 모든 신입 사원의 고용 자격을 확인해야 합니다. 이민세관집행국(ICE) 감사에서 지적받지 않기 위한 I-9 작성 및 보관 주의사항을 공개합니다.
1. 엄격한 작성 기한 준수 (The 3-Day Rule)
I-9 양식은 작성 시점이 매우 중요합니다. 기한을 넘겨 작성하는 것은 그 자체로 법 위반입니다.
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Section 1 (직원 작성): 반드시 업무 시작 첫날(First day of hire)까지 완료해야 합니다. (출근 전이라도 고용 제안을 수락한 후라면 작성 가능)
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Section 2 (고용주 작성): 업무 시작일로부터 영업일 기준 3일(3 Business days) 이내에 고용주가 직원의 증빙 서류를 직접 확인하고 서명해야 합니다.
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예시: 월요일에 출근을 시작했다면, 목요일 업무 종료 전까지 Section 2가 완료되어야 합니다.
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2. 증빙 서류 확인 시 주의사항 (Document Review)
고용주는 직원이 제시한 서류가 '진본'처럼 보이고 '해당 직원'의 것임을 육안으로 확인해야 합니다.
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원본 확인 필수: 사진이나 복사본이 아닌 원본(Original documents)을 직접 대면하여 확인해야 합니다. (원격 근무자의 경우 예외적인 확인 절차가 필요할 수 있습니다.)
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서류 선택권 부여: 고용주는 특정 서류(예: "영주권 카드만 가져오세요")를 지정해서는 안 됩니다. 직원이 List A에서 하나를 고안하거나, List B와 C에서 각각 하나씩 선택하도록 해야 합니다. 이를 강요하면 '취업 차별'로 간주됩니다.
3. 흔히 발생하는 작성 실수 (Common Errors)
사소한 기입 누락이 벌금으로 이어지는 대표적인 사례들입니다.
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날짜 형식 오류: 미국식 날짜 표기(mm/dd/yyyy)를 정확히 지켰는지 확인하세요.
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서명 누락: 직원이나 고용주의 서명이 빠지거나, 대리인이 확인하고 본인 이름을 적지 않는 경우.
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누락된 정보: 주소, 생년월일, 소셜 번호(SSN, 선택 사항이나 E-Verify 사용 시 필수) 등이 비어 있지 않은지 체크해야 합니다.
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유효기간 확인: 만료된 서류(Expired documents)는 증빙 서류로 인정되지 않습니다. (일부 예외 제외)
4. 보관 및 재확인(Re-verification) 규정
서류를 작성하는 것만큼 관리하는 것도 중요합니다.
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보관 기간: 직원이 퇴사한 후에도 다음 두 기간 중 더 나중까지 보관해야 합니다.
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채용일로부터 3년
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퇴사일로부터 1년
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재확인 (Section 3): 취업 비자(H-1B, E-2 등) 소지자의 경우, 워크 퍼밋 만료일 전에 반드시 Section 3를 작성하여 고용 자격을 재확인해야 합니다. (시민권자나 무기한 영주권자는 재확인이 필요 없습니다.)
💡 I-9 관리자 최종 체크리스트
- 기한 확인: 직원이 출근 첫날 Section 1에 서명했는가?
- 서류 원본: 복사본이 아닌 원본 서류를 직접 눈으로 확인했는가?
- 차별 방지: 직원이 서류 목록(List A, B, C) 중 자유롭게 선택하게 했는가?
- 디지털 백업: 종이 서류 분실에 대비해 안전한 디지털 보관 처리를 했는가?
결론: I-9 양식은 단순한 종이가 아니라 이민국 감사를 대비한 법적 방어막입니다. 인사 담당자는 매년 업데이트되는 I-9 양식 버전(상단 날짜 확인)을 사용하고 있는지 수시로 점검해야 합니다.
